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Conceptos Clave

Entiende los términos y conceptos fundamentales de LegalSuite para aprovechar todo su potencial.

🎯 Visión General​

LegalSuite organiza tu firma legal alrededor de estos conceptos principales:

  • Casos - El núcleo del sistema
  • Clientes - Quién contrata tus servicios
  • Abogados - Tu equipo legal
  • Tiempo - El trabajo realizado
  • Facturas - La monetización del trabajo

Entender cómo se relacionan estos elementos es clave para usar LegalSuite eficientemente.

📂 Casos Legales​

¿Qué es un caso?​

Un caso es un expediente legal que contiene toda la información de un asunto que tu firma está manejando.

Elementos de un caso​

Información básica:

  • Código - Identificador único (auto-generado)
  • Título - Nombre descriptivo del caso
  • Descripción - Detalles del asunto legal
  • Tipo - Civil, Penal, Comercial, Laboral, etc.

Partes involucradas:

  • Cliente - Quien contrata tus servicios
  • Parte contraria - La otra parte del litigio
  • Tribunal - Dónde se lleva el caso
  • Juez - Quién preside

Gestión:

  • Abogado responsable - Quién lidera el caso
  • Estado - Momento actual del caso
  • Etapa - Fase del proceso legal
  • Prioridad - Importancia relativa
Analogía

Piensa en un caso como una carpeta física que contiene todo lo relacionado con un asunto legal específico, pero en digital y con superpoderes.

Estados del caso​

Un caso puede estar en diferentes estados:

EstadoSignificadoCuándo usarlo
NuevoRecién creadoAl abrir el expediente
En ProcesoActivo, con trabajo en cursoCuando hay actividad constante
SuspendidoPausado temporalmenteEsperando respuesta externa
CerradoFinalizado exitosamenteSentencia/acuerdo alcanzado
ArchivadoGuardado permanentementePara conservación histórica
Transiciones

No puedes saltar entre estados arbitrariamente. Por ejemplo, un caso Nuevo debe pasar primero a En Proceso antes de poder cerrarse.

Las etapas representan las fases del proceso legal:

  1. Inicial - Recopilación de información y estrategia
  2. Preparación - Elaboración de documentos
  3. Litigio - Presentación ante el tribunal
  4. Negociación - Búsqueda de acuerdo
  5. Resolución - Sentencia o acuerdo final
  6. Finalización - Cierre y ejecución
Diferencia clave
  • Estado = ¿Está activo o no?
  • Etapa = ¿En qué fase del proceso está?

Un caso puede estar en Estado: En Proceso y Etapa: Negociación simultáneamente.

Prioridades​

  • Baja - Sin urgencia especial
  • Media - Gestión normal
  • Alta - Requiere atención prioritaria
  • Urgente - Atención inmediata (aparece con indicador rojo)

👤 Clientes​

¿Qué es un cliente?​

Un cliente es la persona o empresa que contrata los servicios legales de tu firma.

Tipos de clientes​

Persona Natural:

  • Identificado por cédula o pasaporte
  • Cliente individual

Persona Jurídica (Empresa):

  • Identificada por RNC u otro registro corporativo
  • Puede tener múltiples contactos

Relación cliente-casos​

  • Un cliente puede tener múltiples casos
  • Un caso pertenece a un solo cliente principal
  • El historial del cliente muestra todos sus casos
Vista de Cliente

Al abrir un cliente, ves todo su historial: casos activos, cerrados, facturas, comunicaciones, etc.

👨‍⚖️ Abogados​

¿Qué es un abogado en el sistema?​

Un abogado es un miembro del equipo legal registrado en LegalSuite.

Tipos de abogados​

Interno:

  • Empleado de la firma
  • Acceso completo al sistema
  • Puede tener casos asignados

Externo (Colaborador):

  • Abogado independiente o de otra firma
  • Acceso limitado (solo sus casos)
  • Facturación independiente

Especialidades​

Cada abogado puede tener una o más especialidades:

  • Civil
  • Penal
  • Comercial
  • Laboral
  • Familia
  • Tributario
  • Etc.

Asignación de casos​

  • Cada caso tiene un abogado responsable (el líder)
  • Puede haber abogados colaboradores adicionales
  • La carga de trabajo se distribuye entre el equipo
Permisos

Los permisos de cada abogado los define el administrador del sistema. No todos pueden ver o editar todos los casos.

⏱️ Registro de Tiempo (Time Tracking)​

¿Qué es un registro de tiempo?​

Es el documento donde registras las horas trabajadas en un caso específico.

Componentes de un registro​

Datos básicos:

  • Fecha - Cuándo trabajaste
  • Caso - En qué caso trabajaste
  • Abogado - Quién trabajó
  • Duración - Cuánto tiempo (horas:minutos)

Detalles del trabajo:

  • Tipo de actividad - Consulta, investigación, redacción, etc.
  • Descripción - Qué hiciste específicamente
  • Horario - Hora de inicio y fin (opcional)

Facturación:

  • Tarifa - Precio por hora aplicable
  • Monto - Cálculo automático (duración × tarifa)
  • Facturable - Si se cobrará al cliente o no

Estados del registro de tiempo​

EstadoDescripciónPuede editarse
BorradorEn creación✅ Sí
Pendiente AprobaciónEnviado para revisar❌ No
AprobadoListo para facturar❌ No
RechazadoRequiere corrección✅ Sí
FacturadoIncluido en factura❌ No
Importante

Una vez que un registro está Aprobado o Facturado, no se puede modificar para mantener la integridad de la auditoría.

¿Qué es facturable?​

Tiempo facturable:

  • Trabajo directo para el cliente
  • Consultas, reuniones, investigación
  • Redacción de documentos
  • Comparecencias

Tiempo NO facturable:

  • Tareas administrativas internas
  • Capacitación
  • Reuniones internas no relacionadas al caso
  • Correcciones de errores propios
Regla de oro

Si el trabajo beneficia directamente al cliente y está relacionado con su caso, es facturable.

🧾 Facturación​

¿Qué es una factura?​

Una factura es el documento que cobra al cliente por los servicios prestados.

Componentes de una factura​

Información de la factura:

  • Número - Identificador único
  • Fecha de emisión
  • Fecha de vencimiento
  • Cliente - A quién se factura

Conceptos facturados:

  • Servicios legales - Tarifas fijas pactadas
  • Tiempo registrado - Horas trabajadas × tarifa
  • Gastos - Costos adicionales (si aplica)

Totales:

  • Subtotal - Suma de conceptos
  • ITBIS/IVA - Impuesto (si aplica)
  • Total - Monto final a pagar

Generación automática​

LegalSuite puede generar facturas automáticamente desde un caso:

  1. Toma todos los registros de tiempo Aprobados y No facturados
  2. Aplica las tarifas correspondientes
  3. Suma los servicios legales asociados
  4. Genera el documento en PDF
Validación de período

Antes de facturar, puedes validar qué tiempo está pendiente de facturación en un rango de fechas específico.

💱 Monedas y Tasas de Cambio​

¿Por qué gestionar monedas?​

Si tu firma tiene clientes internacionales o cobra en diferentes monedas, necesitas:

  • Definir las monedas que usas
  • Establecer tasas de cambio actualizadas
  • Convertir montos automáticamente

Moneda base (predeterminada)​

Es la moneda principal de tu firma:

  • Tiene tasa de cambio = 1.0
  • Todas las conversiones se hacen respecto a esta
  • Solo puede haber una moneda base

Ejemplo: Si tu moneda base es DOP (Peso Dominicano):

  • 1 USD = 58.50 DOP (tasa de cambio)
  • 1 EUR = 63.20 DOP (tasa de cambio)
  • 1 DOP = 1.0 (moneda base)

Tasa de cambio​

Define cuánto vale una moneda respecto a otra:

  • Se actualiza manualmente según necesites
  • Puedes tener histórico de tasas
  • Se aplica automáticamente en facturación
Conversión automática

Cuando generas una factura en USD pero tu moneda base es DOP, LegalSuite muestra ambos montos usando la tasa configurada.

📅 Citas y Calendario​

¿Qué es una cita?​

Una cita es un evento programado en tu calendario:

  • Reunión con cliente
  • Audiencia judicial
  • Diligencia
  • Reunión interna

Componentes de una cita​

  • Título - Nombre del evento
  • Fecha y hora - Cuándo ocurre
  • Duración - Cuánto tiempo durará
  • Ubicación - Dónde será
  • Participantes - Quiénes asistirán
  • Caso asociado - A qué caso pertenece (opcional)

Estados de una cita​

  • Pendiente - Programada, no ha ocurrido
  • Confirmada - Confirmada por los participantes
  • Completada - Ya ocurrió
  • Cancelada - No se realizará

Recordatorios​

LegalSuite envía recordatorios automáticos:

  • 24 horas antes - Recordatorio anticipado
  • 1 hora antes - Recordatorio inmediato
Crear tiempo desde cita

Cuando completas una cita, puedes crear un registro de tiempo automáticamente con los datos pre-llenados.

🔔 Notificaciones​

¿Qué son las notificaciones?​

Son alertas del sistema que te mantienen informado sobre eventos importantes.

Tipos principales​

De Casos:

  • Nuevo caso asignado
  • Cambio de estado
  • Caso marcado como urgente
  • Nueva actividad agregada

De Tiempo:

  • Registro pendiente de aprobar
  • Tu registro fue aprobado/rechazado
  • Registros próximos a facturar

De Calendario:

  • Recordatorio de cita (24h y 1h antes)
  • Cita confirmada/cancelada
  • Invitación a nueva cita

Del Sistema:

  • Mensajes del administrador
  • Actualizaciones importantes
  • Mantenimiento programado

Canales de notificación​

Puedes recibir notificaciones por:

  • En la aplicación - Campana 🔔 en el header
  • Email - Correo electrónico
  • Ambos - Los dos canales
Personalización

En tu perfil puedes elegir qué notificaciones quieres recibir y por qué canal.

🔗 Relaciones entre Conceptos​

Flujo típico de trabajo​

1. CLIENTE contrata servicios
   ↓
2. Se crea un CASO
   ↓
3. Se asigna un ABOGADO responsable
   ↓
4. El abogado registra TIEMPO trabajado
   ↓
5. Se programa CITAS/audiencias
   ↓
6. El tiempo se APRUEBA
   ↓
7. Se genera FACTURA al cliente
   ↓
8. El caso avanza por sus ETAPAS
   ↓
9. Finalmente se CIERRA el caso

Diagrama conceptual​

FIRMA LEGAL
├── CLIENTES
│   └── CASOS
│       ├── Abogado responsable
│       ├── Registros de tiempo
│       │   └── Generan → FACTURAS
│       ├── Actividades
│       ├── Documentos
│       └── Citas
│
├── ABOGADOS
│   ├── Casos asignados
│   ├── Registros de tiempo
│   └── Carga de trabajo
│
└── CONFIGURACIÓN
    ├── Servicios legales
    ├── Monedas y tasas
    └── Preferencias

💡 Mejores Prácticas​

Para Casos​

  • ✅ Usa títulos descriptivos
  • ✅ Mantén actualizado el estado
  • ✅ Registra actividades importantes
  • ✅ Revisa casos urgentes diariamente

Para Tiempo​

  • ✅ Registra inmediatamente después de trabajar
  • ✅ Sé específico en las descripciones
  • ✅ Marca correctamente lo facturable
  • ✅ Envía a aprobación con frecuencia

Para Facturación​

  • ✅ Revisa los registros antes de facturar
  • ✅ Valida el período de facturación
  • ✅ Verifica las tasas aplicadas
  • ✅ Genera facturas puntualmente

Para Organización​

  • ✅ Usa las prioridades correctamente
  • ✅ Configura tus notificaciones sabiamente
  • ✅ Mantén actualizada tu información de contacto
  • ✅ Revisa el calendario semanalmente

🎓 Glosario Rápido​

TérminoDefinición
CasoExpediente legal de un asunto
EstadoSituación actual del caso (activo/cerrado/etc)
EtapaFase del proceso legal
ClienteQuien contrata los servicios
Abogado responsableLíder del caso
Registro de tiempoHoras trabajadas en un caso
FacturableTrabajo que se cobra al cliente
TarifaPrecio por hora de trabajo
Moneda baseMoneda principal de la firma
Tasa de cambioValor de conversión entre monedas
AprobaciónValidación del trabajo registrado
CitaEvento programado en calendario

❓ Preguntas Frecuentes​

¿Puedo tener un caso sin cliente?​

No. Todo caso debe estar asociado a un cliente. Si el cliente aún no está registrado, debes crearlo primero.

¿Puedo cambiar el abogado responsable de un caso?​

Sí, puedes reasignar un caso a otro abogado en cualquier momento desde la edición del caso.

¿Qué pasa si registro tiempo en un caso cerrado?​

El sistema te alertará, pero puedes hacerlo si necesitas registrar trabajo pendiente. Sin embargo, es mejor práctica registrar antes de cerrar el caso.

¿Cuántas monedas puedo tener?​

Las que necesites. Pero solo una puede ser la moneda base.

¿Puedo editar una factura ya generada?​

Depende de la configuración de tu firma. Generalmente las facturas son documentos inmutables una vez generadas.

🎯 Siguiente Paso​

¡Felicitaciones! Ya conoces los conceptos fundamentales de LegalSuite.

Ahora estás listo para empezar a trabajar:

¿Dudas?

Si algo no quedó claro, consulta nuestra sección de Preguntas Frecuentes o contacta a soporte.