Gestión de Equipos y Tareas
El módulo de Gestión de Equipos y Tareas te ayuda a organizar, distribuir y supervisar el trabajo de tu bufete de abogados de manera eficiente y visual.
¿Para qué sirve este módulo?
Principales beneficios
- 📊 Ver todo de un vistazo: Conoce el estado del trabajo de todo tu equipo en tiempo real
- ⚖️ Distribuir mejor el trabajo: Evita que algunos abogados estén sobrecargados mientras otros tienen poca carga
- 🚨 No perder deadlines: Recibe alertas automáticas de tareas que están por vencerse
- 👥 Mejorar la colaboración: Facilita la comunicación y coordinación entre miembros del equipo
🏠 Dashboard Principal
El dashboard es tu "centro de control" donde puedes ver el estado general de tu equipo.
¿Qué encontrarás aquí?
📈 Resumen del Equipo
Al entrar verás inmediatamente:
- Cuántas personas tiene tu equipo
- Cuántas tareas están activas
- Qué tan ocupado está cada abogado
- Si hay algún problema que requiere atención
👨💼 Vista de Miembros del Equipo
Para cada abogado podrás ver:
- Estado actual: Si está disponible, ocupado o fuera de la oficina
- Carga de trabajo: Qué tan ocupado está (expresado en porcentaje)
- Tareas asignadas: Cuántos casos tiene pendientes
- Especialidad: En qué área legal se enfoca
¿Cómo interpretar los colores?
- 🟢 Verde: Carga normal, puede recibir más trabajo
- 🟡 Amarillo: Carga moderada, observar de cerca
- 🔴 Rojo: Sobrecargado, considerar redistribuir tareas
🚨 Alertas Importantes
El sistema te notificará automáticamente sobre:
- Tareas vencidas: Casos que ya pasaron su fecha límite
- Próximos vencimientos: Tareas que vencen en los próximos días
- Sobrecarga detectada: Cuando un abogado tiene demasiado trabajo
- Conflictos de agenda: Cuando hay problemas de programación
📊 Distribución del Trabajo
Un gráfico te muestra:
- Cuánto trabajo tiene cada abogado
- Si la distribución es equitativa
- Tendencias de los últimos días
- Sugerencias para mejorar la distribución
📋 Gestión de Tareas
Tienes dos formas de gestionar las tareas de tu equipo:
1. Vista de Lista (Gestión de Tareas)
Esta vista te permite:
Ver estadísticas importantes
- Total de tareas: Cuántas tareas tiene tu equipo
- En progreso: Cuántas se están trabajando ahora
- Vencidas: Tareas que requieren atención urgente
- Completadas hoy: Productividad del día
Reasignar tareas fácilmente
- Buscar tareas específicas por nombre o descripción
- Filtrar por abogado para ver la carga de cada uno
- Reasignar tareas de abogados sobrecargados a otros disponibles
- Ver sugerencias inteligentes del sistema sobre quién debería hacer cada tarea
¿Cómo funciona la reasignación inteligente?
El sistema considera:
- La carga actual de cada abogado
- Su especialidad en el área legal
- Su experiencia con casos similares
- Su disponibilidad de tiempo
2. Vista Kanban (Tablero Visual)
La vista Kanban es como un tablero de Trello, pero diseñado para abogados.
¿Cómo está organizado?
El tablero tiene 4 columnas:
- 📝 Pendientes: Tareas que aún no se han empezado
- ⚡ En Progreso: Tareas que se están trabajando activamente
- 👀 En Revisión: Tareas que están siendo revisadas
- ✅ Completadas: Tareas finalizadas exitosamente
¿Cómo usar el tablero?
Arrastar y soltar
- Mueve las tarjetas entre columnas para cambiar su estado
- Al mover una tarjeta, el estado se actualiza automáticamente
- No necesitas abrir formularios adicionales
Filtros inteligentes
Puedes filtrar las tareas por:
- Búsqueda: Escribe el nombre del caso o cliente
- Fechas: Ver solo tareas de un período específico
- Prioridad: Filtrar por casos urgentes, normales o de baja prioridad
- Abogado: Ver tareas de una persona específica
Información visual clara
- Códigos de color para identificar prioridades
- Bordes rojos para tareas vencidas
- Badges informativos con datos clave de cada tarea
Tareas vencidas
Las tarjetas con borde rojo indican tareas que han superado su fecha límite y requieren atención inmediata.
⚙️ ¿Cómo acceder a estas funciones?
En el menú principal
Busca la sección "Gestión de Tareas" en el menú lateral izquierdo. Desde ahí puedes acceder a:
- Dashboard principal
- Vista de lista de tareas
- Tablero Kanban
🔄 Flujo de trabajo recomendado
Al comenzar el día:
- Revisa el dashboard para tener una vista general
- Checa las alertas críticas y actúa según la prioridad
- Verifica los vencimientos del día
- Analiza la carga del equipo para planificar reasignaciones
Durante el día:
- Usa el tablero Kanban para seguimiento visual de tu trabajo
- Aplica filtros cuando necesites enfocarte en tareas específicas
- Actualiza estados moviendo tarjetas entre columnas
- Reasigna tareas cuando sea necesario
Al final del día:
- Revisa tareas completadas para medir productividad
- Planifica el día siguiente basándote en las métricas
- Identifica posibles problemas para el día siguiente
📱 Uso en dispositivos móviles
El sistema se adapta automáticamente a:
- Computadoras: Vista completa con todas las funcionalidades
- Tablets: Reorganización optimizada para pantallas medianas
- Teléfonos: Vista simplificada con lo más importante
💡 Consejos prácticos
Para supervisores:
- Revisa el dashboard cada mañana para detectar problemas temprano
- Usa las sugerencias de reasignación para optimizar la productividad
- Mantén comunicación constante con el equipo sobre cargas de trabajo
Para abogados:
- Actualiza el estado de tus tareas regularmente
- Comunica cuando tengas sobrecarga de trabajo
- Usa los filtros para enfocarte en lo más importante
Para administradores:
- Configura alertas automáticas para deadlines importantes
- Revisa métricas semanalmente para identificar tendencias
- Capacita al equipo en el uso del sistema
¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre cómo usar alguna función específica, contacta a tu administrador del sistema o consulta la sección de ayuda.
Actualizaciones automáticas
El sistema se actualiza automáticamente cada 5 minutos para mostrarte siempre la información más reciente.