Gestionar Actividades del Caso
Aprende a crear y gestionar tareas y actividades para dar seguimiento efectivo a tus casos.
🎯 ¿Qué son las Actividades?
Las actividades son tareas o acciones específicas que deben realizarse dentro de un caso legal.
Ejemplos de actividades:
- Revisar documentos del cliente
- Preparar demanda
- Asistir a audiencia
- Enviar comunicación a contraparte
- Investigar jurisprudencia
- Preparar escritos legales
Las actividades te ayudan a organizar el trabajo, asignar responsabilidades y dar seguimiento al progreso del caso.
📊 Vista de Actividades
Acceder a las actividades
Desde la vista del caso:
- Abre el caso deseado
- Haz clic en la pestaña Workflow
- Verás el panel de Actividades del Caso
Panel de resumen
En la parte superior verás 4 tarjetas con contadores:
📋 Pendientes
Color: Azul
Muestra: Cantidad de actividades por iniciar
10
Pendientes
✅ Completadas
Color: Verde
Muestra: Actividades finalizadas exitosamente
5
Completadas
⛔ Vencidas
Color: Rojo
Muestra: Actividades que pasaron su fecha límite sin completarse
0
Vencidas
🔢 Total
Color: Gris
Muestra: Todas las actividades del caso
15
Total
Los contadores se actualizan automáticamente al crear, completar o modificar actividades.
Pestañas de filtrado
Debajo de las tarjetas hay 4 pestañas para filtrar:
| Pestaña | Muestra |
|---|---|
| ⏱️ Pendientes (0) | Solo actividades pendientes |
| ✅ Completadas (0) | Solo actividades completadas |
| ⛔ Vencidas (0) | Solo actividades vencidas |
| 📋 Todas (0) | Todas las actividades sin filtro |
Clic en una pestaña para ver solo ese tipo de actividades.
Estado vacío
Si no hay actividades, verás:
⏰
No hay actividades pendientes
Todas las actividades están completadas o en progreso.
Haz clic en + Nueva Actividad para crear tu primera tarea.
➕ Crear Nueva Actividad
Acceso al formulario
Desde la vista de workflow:
- Haz clic en el botón + Nueva Actividad (esquina superior derecha)
- Se abre un modal de creación
Contexto automático:
Nueva Actividad
Crea una nueva actividad para el caso "Recuperación de Cartera - Deudas Comerciales".
El caso ya viene preseleccionado.
Formulario de creación
Título (Obligatorio)
Campo: Título
Tipo: Texto corto
Máximo: 200 caracteres
Ejemplo: Ej: Revisar documentos del cliente
Buenas prácticas para títulos:
- ✅ Usa verbos de acción (Revisar, Preparar, Enviar, Redactar)
- ✅ Sé específico pero conciso
- ✅ Menciona el objeto de la acción
Buenos ejemplos:
Revisar documentos del cliente
Preparar demanda de cobro
Programar cita con cliente
Enviar notificación a contraparte
Investigar precedentes legales
Redactar escrito de contestación
Malos ejemplos:
❌ Tarea 1
❌ Pendiente
❌ Hacer algo
❌ Actividad del caso
Descripción (Opcional)
Campo: Descripción (Opcional)
Tipo: Área de texto
Máximo: 1000 caracteres
Placeholder: Describe los detalles de la actividad...
Qué incluir:
- Detalles específicos de la tarea
- Pasos a seguir
- Información relevante
- Referencias a documentos
- Instrucciones especiales
Ejemplo:
Revisar los siguientes documentos proporcionados por el cliente:
1. Contratos de servicio (3 documentos)
2. Facturas impagadas (5 facturas)
3. Comunicaciones previas con deudor
Verificar que toda la documentación esté completa y firmada.
Identificar cualquier inconsistencia o documento faltante.
Tipo de Actividad
Campo: Tipo de Actividad
Tipo: Selector dropdown
Opciones disponibles:
| Tipo | Descripción | Cuándo usar |
|---|---|---|
| Tarea | Tarea general | Actividades genéricas |
| Investigación | Búsqueda de información | Investigar leyes, precedentes |
| Documentación | Gestión de documentos | Organizar, revisar archivos |
| Comunicación | Interacción con partes | Emails, llamadas, reuniones |
| Trámite | Gestión administrativa | Presentaciones, notificaciones |
| Análisis Legal | Estudio jurídico | Análisis de casos, estrategia |
| Preparación de Documentos | Redacción legal | Demandas, escritos, contratos |
| Revisión de Expediente | Revisión de archivos | Auditoría de documentación |
| Seguimiento | Monitoreo de acciones | Seguimiento de plazos, respuestas |
Ejemplo de uso:
Tipo: Preparación de Documentos
Título: Redactar demanda de cobro
Usa los tipos correctamente para generar reportes precisos sobre tiempo dedicado a cada tipo de actividad.
Prioridad
Campo: Prioridad
Tipo: Selector dropdown
Valor por defecto: Media
Opciones:
| Prioridad | Indicador | Cuándo usar |
|---|---|---|
| Baja | ⚪ | Sin urgencia, puede esperar |
| Media | 🟡 | Gestión normal, mayoría de actividades |
| Alta | 🟠 | Requiere atención pronto |
| Crítica | 🔴 | Urgente, acción inmediata |
Criterios de priorización:
Baja:
- Tareas administrativas
- Sin fecha límite específica
- Preparación con tiempo
Media:
- Tareas regulares del caso
- Plazos normales
- Actividades planificadas
Alta:
- Plazos próximos (menos de 5 días)
- Actividades importantes
- Requiere seguimiento cercano
Crítica:
- Vencimiento inmediato (menos de 48 horas)
- Bloquea otras actividades
- Audiencias o presentaciones urgentes
Reserva "Crítica" solo para actividades realmente urgentes. El abuso reduce su efectividad.
Fecha de Inicio (Opcional)
Campo: Fecha de Inicio (Opcional)
Tipo: Selector de fecha con calendario
Formato: dd/mm/yyyy
Placeholder: Selecciona fecha
Cuándo establecerla:
- ✅ Actividades programadas para fecha específica
- ✅ Coordinación con disponibilidad
- ✅ Tareas con inicio definido
Si no la estableces:
- La actividad puede iniciarse en cualquier momento
- Útil para tareas flexibles
Fecha de Vencimiento (Opcional)
Campo: Fecha de Vencimiento (Opcional)
Tipo: Selector de fecha con calendario
Formato: dd/mm/yyyy
Placeholder: Selecciona fecha
Importancia:
- Define cuándo debe completarse
- Genera alertas de vencimiento
- Calcula actividades vencidas
Recomendación:
- ✅ Siempre establece fecha de vencimiento para actividades importantes
- ✅ Usa fechas realistas
- ✅ Considera buffer para imprevistos
Si estableces ambas fechas, el sistema verifica que la fecha de vencimiento sea posterior a la de inicio.
Requiere Acción Externa
Campo: Toggle Requiere Acción Externa
Estado por defecto: Desactivado (OFF)
Descripción:
Esta actividad necesita que alguien externo al equipo legal
realice alguna acción.
Activa este toggle cuando:
- ✅ Esperas respuesta de cliente
- ✅ Dependes de terceros (tribunal, contraparte)
- ✅ Requieres documentos externos
- ✅ Necesitas aprobación externa
Beneficios:
- Identifica dependencias externas
- Justifica retrasos
- Facilita seguimiento de responsabilidades
Ejemplo de uso:
Título: Obtener certificado de no antecedentes penales
Requiere Acción Externa: ✅ Activado
Descripción: Cliente debe ir a la Procuraduría y
solicitar el certificado. Tiempo estimado: 3-5 días hábiles.
Botones de acción
- Cancelar - Cierra el modal sin crear la actividad
- Crear Actividad - Guarda y crea la nueva actividad
✅ Después de Crear
Confirmación
Al crear la actividad:
- ✓ Aparece un mensaje de éxito
- ✓ Se actualiza el contador de actividades
- ✓ La actividad aparece en la lista correspondiente
- ✓ Se registra en el historial del caso
Estado inicial
La actividad nueva tiene:
- Estado: Pendiente
- Progreso: 0%
- Asignado a: El abogado responsable del caso (por defecto)
📝 Gestionar Actividades Existentes
Ver lista de actividades
Las actividades se muestran en una lista con:
- ☑️ Checkbox para completar
- 📋 Título de la actividad
- 🏷️ Tipo de actividad (badge)
- 🎯 Prioridad (indicador de color)
- 📅 Fechas (inicio/vencimiento)
- 👤 Asignado a
- 📊 Progreso (%)
- ⚙️ Menú de acciones (⋮)
Acciones disponibles
En cada actividad, el menú de acciones (⋮) ofrece:
✏️ Editar
- Modificar cualquier campo
- Cambiar fechas
- Actualizar descripción
✅ Marcar como completada
- Cambia el estado a "Completada"
- Actualiza contadores
- Registra fecha de finalización
🗑️ Eliminar
- Borra la actividad permanentemente
- Requiere confirmación
- Solo si no está completada
📋 Ver detalles
- Abre vista ampliada
- Muestra toda la información
- Incluye historial de cambios
🔄 Estados de las Actividades
Los 6 Estados
| Estado | Badge | Descripción |
|---|---|---|
| Pendiente | ⏱️ Azul | No iniciada, esperando acción |
| En Progreso | ⚙️ Amarillo | Se está trabajando en ella |
| Esperando | ⏸️ Naranja | Pausada, esperando algo externo |
| Completada | ✅ Verde | Finalizada exitosamente |
| Cancelada | ❌ Gris | No se realizará |
| Vencida | ⛔ Rojo | Pasó fecha límite sin completarse |
Transiciones de estados
Pendiente → En Progreso:
- Cuando inicias el trabajo
- Manual o automático
En Progreso → Esperando:
- Cuando bloquea algo externo
- Activa "Requiere Acción Externa"
Esperando → En Progreso:
- Cuando se desbloquea
- Puedes continuar el trabajo
En Progreso → Completada:
- Cuando finalizas exitosamente
- Marca como completada
Cualquiera → Cancelada:
- Cuando decides no realizarla
- Requiere justificación
Automático → Vencida:
- Sistema marca automáticamente
- Si pasa fecha de vencimiento sin completarse
Las actividades vencidas aparecen con indicador rojo y requieren atención inmediata.
📊 Progreso de Actividades
Barra de progreso
Cada actividad puede tener un indicador de progreso:
██████░░░░ 60%
Actualización:
- Manual: Al editar la actividad
- Por subtareas: Automático si tiene subtareas
Uso:
- Visibilizar avance
- Identificar actividades estancadas
- Reportes de productividad
🔔 Notificaciones de Actividades
Cuándo se notifica
Creación de actividad:
- Al abogado asignado
- Al responsable del caso (si es diferente)
Vencimiento próximo:
- 24 horas antes del vencimiento
- El día del vencimiento
Actividad vencida:
- Notificación diaria mientras esté vencida
Cambio de asignación:
- Al nuevo responsable
- Al anterior responsable
Actividad completada:
- Al responsable del caso
- A supervisores (según configuración)
💡 Mejores Prácticas
Al crear actividades
Sé específico:
- ✅ "Revisar contrato de arrendamiento - cláusula 5.2"
- ❌ "Revisar contrato"
Establece fechas realistas:
- ✅ Considera tu carga de trabajo
- ✅ Agrega buffer para imprevistos
- ✅ Coordina con dependencias
Usa prioridades correctamente:
- ✅ La mayoría debería ser "Media"
- ✅ Solo lo urgente es "Crítica"
- ✅ Revisa y ajusta regularmente
Agrega contexto en la descripción:
- ✅ Referencias a documentos
- ✅ Pasos específicos
- ✅ Información relevante
Gestión diaria
Revisa tus actividades:
- 🌅 Al inicio del día
- 🌆 Al final del día (planifica mañana)
- 📅 Semanalmente (visión general)
Actualiza el progreso:
- ✅ Marca como completadas inmediatamente
- ✅ Actualiza estado según avances
- ✅ Ajusta fechas si es necesario
Prioriza efectivamente:
- 🔴 Primero: Críticas y vencidas
- 🟠 Segundo: Alta prioridad
- 🟡 Tercero: Media prioridad
- ⚪ Último: Baja prioridad
❓ Preguntas Frecuentes
¿Puedo asignar actividades a otros abogados?
Sí, al editar la actividad puedes cambiar el responsable (función puede requerir permisos especiales).
¿Las actividades vencidas se eliminan automáticamente?
No. Permanecen marcadas como vencidas hasta que las completes o canceles.
¿Puedo crear subtareas dentro de una actividad?
Depende de la configuración. Algunas instalaciones permiten crear checklist o subtareas dentro de actividades.
¿Se pueden importar actividades desde otro caso?
Generalmente no, pero puedes duplicar un caso que usarás como plantilla con actividades predefinidas.
¿Qué pasa si no completo una actividad a tiempo?
Se marca como "Vencida", recibes notificaciones y aparece en el reporte de actividades vencidas. No hay penalización automática, pero afecta métricas de productividad.
¿Puedo vincular documentos a actividades?
Según la configuración, puedes adjuntar documentos o referenciar archivos del caso en la descripción.
¿Las actividades afectan el progreso del caso?
Sí. El porcentaje de actividades completadas influye en el cálculo del progreso general del caso.
🎯 Siguiente Paso
Ahora que sabes gestionar actividades:
Aprende sobre casos relacionados →
O explora:
Si tienes problemas creando o gestionando actividades, contacta a soporte o consulta la sección de ayuda.