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Mejores Prácticas con el Módulo de Tasas de Cambio

Aprende cómo mantener tus tasas de cambio actualizadas, precisas y bien gestionadas en LegalSuite, garantizando que las operaciones financieras y de facturación reflejen valores reales.

📘 Introducción​

El módulo de Tasas de Cambio en LegalSuite permite administrar las conversiones entre distintas monedas utilizadas en el sistema.
Aplicar buenas prácticas garantiza que los valores financieros, reportes y facturas reflejen información consistente y actualizada, evitando discrepancias contables o fiscales.

⚙️ Actualización de Tasas​

1. Mantén la información al día​

  • Actualiza las tasas de cambio al menos una vez al día si trabajas con operaciones internacionales frecuentes.
  • Si la empresa opera principalmente en moneda local, basta con una actualización semanal o cuando haya variaciones relevantes.

💡 Tip: Configura un recordatorio interno o asigna la tarea a un usuario con permisos administrativos para evitar desactualizaciones.

2. Verifica la fuente de las tasas​

  • Utiliza fuentes oficiales o verificadas, como bancos centrales o servicios financieros reconocidos.
  • Evita ingresar valores estimados o sin respaldo, ya que pueden afectar los cálculos de facturación.

💱 Gestión de Monedas​

1. Define una moneda base​

Establece una moneda de referencia (por ejemplo, DOP o USD) para que el sistema realice automáticamente las conversiones.

⚙️ Esta configuración se aplica en el módulo Monedas → Configuración General.

2. Evita duplicar registros​

Antes de agregar una nueva tasa, revisa si ya existe un registro con la misma fecha y par de monedas.
Esto mantiene el histórico limpio y evita inconsistencias en los reportes.

📊 Revisión del Histórico​

1. Consulta el historial periódicamente​

Usa la opción “Histórico de Tasas de Cambio” para visualizar la tendencia y variaciones a lo largo del tiempo.
Esto te ayudará a:

  • Detectar movimientos bruscos.
  • Analizar el comportamiento del mercado.
  • Tomar decisiones informadas en presupuestos y precios.

2. Analiza los indicadores clave​

  • Cambio Total: mide la variación desde el inicio del registro.
  • Promedio: útil para establecer precios de referencia.
  • Máximo/Mínimo: ayuda a identificar picos o caídas atípicas.

💡 Si notas variaciones inesperadas, revisa la fuente de los datos o consulta con tu equipo contable.

🔐 Control y Seguridad​

1. Restringe el acceso​

Otorga permisos de edición solo a los usuarios autorizados.
Esto evita que personal sin formación financiera modifique las tasas.

2. Registra los cambios​

Cada actualización debe dejar un rastro en el histórico, permitiendo verificar quién, cuándo y con qué valor realizó la modificación.

✅ Recomendaciones Finales​

  • 📅 Establece una rutina de actualización.
  • 🔍 Valida la coherencia entre módulos: las tasas deben coincidir con las utilizadas en Facturación, Contabilidad y Reportes Financieros.
  • 📈 Monitorea las tendencias. Esto te permitirá anticiparte a cambios en el tipo de cambio oficial.
  • 🧾 Usa el promedio mensual para reportes contables cuando las tasas sean variables durante el período.

❓ Preguntas Frecuentes​

¿Puedo automatizar la actualización de tasas?​

Sí, LegalSuite puede integrarse con servicios externos para obtener tasas de cambio de manera automática. Contacta al equipo de soporte técnico para habilitar esta opción.

¿Qué sucede si dejo una tasa desactualizada?​

Los cálculos en facturas y reportes pueden reflejar valores incorrectos, afectando balances o auditorías financieras.

¿Puedo eliminar una tasa registrada por error?​

No, no puedes eliminar tasas registradas. Sin embargo, puedes crear una nueva tasa con la fecha correcta y el valor actualizado.